Chuyển đổi số là gì đang là câu hỏi được quan tâm, khi công nghệ dần trở thành một phần trong hoạt động doanh nghiệp. Không dừng lại ở việc sử dụng phần mềm, chuyển đổi số còn thể hiện ở cách tổ chức thay đổi để vận hành linh hoạt và hiệu quả hơn. Vậy chuyển đổi số là gì, đem đến cho doanh nghiệp lợi ích gì?
Chuyển đổi số là gì? HIỂU ĐÚNG khái niệm chuyển đổi số
TRẢ LỜI CÂU HỎI: Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số (Digital Transformation) được hiểu là quá trình ứng dụng công nghệ số vào hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp nhằm thay đổi phương thức vận hành, quản lý, cung cấp sản phẩm, dịch vụ và tạo ra những giá trị mới.
Khi tìm hiểu khái niệm chuyển đổi số, bạn không nên chỉ nhìn vào yếu tố công nghệ. Bản chất của quá trình này nằm ở việc doanh nghiệp sử dụng công nghệ và dữ liệu để thay đổi cách làm, cải thiện hiệu quả để thích ứng tốt hơn với nhu cầu thực tế.
Yếu tố quan trọng là chuyển đổi số không chỉ nằm ở việc sử dụng một phần mềm, đưa tài liệu lên môi trường trực tuyến hay trang bị thêm thiết bị hiện đại. Một hệ thống công nghệ chỉ thực sự tạo ra giá trị khi nó giúp doanh nghiệp giải quyết được những vấn đề cụ thể trong quá trình hoạt động.
Chẳng hạn, một cửa hàng trước đây ghi đơn hàng bằng sổ giấy và bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý bán hàng. Đây là một bước ứng dụng công nghệ giúp lưu trữ và xử lý thông tin thuận tiện hơn.
Bạn có thể hiểu một cách đơn giản:
Chuyển đổi số không chỉ là thay đổi công cụ, mà là thay đổi cách làm để công nghệ và dữ liệu tạo ra hiệu quả tốt hơn.
Chuyển đổi số tiếng Anh là gì?
Chuyển đổi số tiếng Anh là Digital Transformation. Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến trong lĩnh vực công nghệ, kinh doanh và quản trị doanh nghiệp.
Digital Transformation thường đề cập đến quá trình tổ chức ứng dụng công nghệ số để thay đổi hoạt động, cải thiện trải nghiệm khách hàng, nâng cao hiệu quả vận hành và tạo ra các mô hình kinh doanh hoặc giá trị mới.
Chuyển đổi số khác gì số hóa?
Bên cạnh chuyển đổi số là gì, việc phân biệt khái niệm này với khái niệm số hóa cũng là vấn đề nhiều người thắc mắc. Thực tế, hai khái niệm này có liên đới, xong không hoàn toàn giống nhau.
Bạn có thể hiểu rõ hơn hai khái niệm qua bảng so sánh dưới đây:
|
Tiêu chí |
Số hóa |
Chuyển đổi số |
|
Bản chất |
Chuyển thông tin sang dạng số |
Thay đổi cách vận hành dựa trên công nghệ số |
|
Phạm vi |
Thường tập trung vào dữ liệu hoặc một quy trình |
Có thể tác động đến nhiều hoạt động của tổ chức |
|
Mục tiêu |
Lưu trữ, xử lý và truy cập thông tin thuận tiện hơn |
Tối ưu hoạt động và tạo ra giá trị mới |
|
Công nghệ |
Có thể sử dụng các công cụ số cơ bản |
Kết hợp nhiều công nghệ và nền tảng số |
|
Mức độ thay đổi |
Thường giới hạn ở một khâu |
Có thể thay đổi quy trình, con người và mô hình hoạt động |
Cụ thể, doanh nghiệp quét hàng nghìn tài liệu giấy thành file PDF là số hóa dữ liệu.
Nếu doanh nghiệp xây dựng hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến, phân quyền truy cập, tự động hóa quy trình phê duyệt và sử dụng dữ liệu để cải thiện hoạt động thì đó là một phần của chuyển đổi số.
Nói ngắn gọn, số hóa giúp “đưa cái đang có lên môi trường số”, còn chuyển đổi số hướng đến “thay đổi cách làm để tạo ra hiệu quả và giá trị tốt hơn”.
Quá trình chuyển đổi số dựa trên những yếu tố nào?
Thay vì nhìn chuyển đổi số như một danh sách công nghệ, có thể tiếp cận quá trình này qua bốn yếu tố chính: công nghệ, dữ liệu, quy trình và con người.
Công nghệ là công cụ
Công nghệ tạo ra khả năng lưu trữ, kết nối, tự động hóa. Tuy nhiên, công nghệ chỉ có ý nghĩa khi nó phục vụ một mục tiêu cụ thể.
Một doanh nghiệp sở hữu nhiều phần mềm, nhưng hệ thống không có sự kết nối, nhân viên không sử dụng hiệu quả hay không giải quyết vấn đề thực tế thì chưa chắc đã chuyển đổi số thành công.
Dữ liệu là nền tảng để ra quyết định
Trong môi trường số, dữ liệu xuất hiện ở hầu hết các hoạt động: khách hàng mua gì, sản phẩm nào được quan tâm, đơn hàng được xử lý ra sao hay quy trình nào thường xảy ra lỗi.
Khi dữ liệu được thu thập và tổ chức hợp lý, doanh nghiệp có thể nhìn thấy những thông tin mà phương pháp quản lý thủ công khó thể hiện.
Quy trình cần được nhìn lại
Đưa một quy trình cũ lên phần mềm chưa chắc đã khiến quy trình đó tốt hơn.
Chuyển đổi số tạo cơ hội để doanh nghiệp đặt lại câu hỏi: Có bước nào không cần thiết? Có công việc nào có thể tự động hóa? Thông tin có thể được luân chuyển nhanh hơn không?
Đây là lý do chuyển đổi số thường gắn với việc tái thiết kế quy trình, thay vì chỉ thay đổi công cụ.
Con người quyết định khả năng ứng dụng
Một hệ thống hiện đại vẫn cần con người sử dụng. Theo đó, đội ngũ cần được đào tạo, làm quen với phương thức làm việc mới và hiểu vì sao doanh nghiệp cần thay đổi. Nếu yếu tố con người bị bỏ qua, một dự án công nghệ dù được đầu tư lớn vẫn có thể không đạt được kết quả như kỳ vọng.
Công nghệ nào thường được sử dụng trong chuyển đổi số?
Bên cạnh thắc mắc về khái niệm chuyển đổi số, những công nghệ được áp dụng trong chuyển đổi số cũng là thắc mắc của nhiều người dùng nói chung và chủ doanh nghiệp nói riêng.
Chuyển đổi số không phụ thuộc vào một công nghệ duy nhất. Tùy mục tiêu và đặc điểm hoạt động, doanh nghiệp có thể kết hợp nhiều giải pháp khác nhau.
Điện toán đám mây (Cloud Computing)
Điện toán đám mây cho phép doanh nghiệp lưu trữ và sử dụng tài nguyên công nghệ thông qua Internet thay vì phải phụ thuộc hoàn toàn vào hệ thống máy chủ vật lý tại chỗ.
Cloud có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lưu trữ dữ liệu, vận hành phần mềm, mở rộng hệ thống và tạo điều kiện cho nhân viên làm việc linh hoạt hơn.
Trí tuệ nhân tạo (AI)
AI đang ngày càng được ứng dụng trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp.
Một số trường hợp sử dụng phổ biến gồm chatbot chăm sóc khách hàng, phân tích dữ liệu, hỗ trợ tạo nội dung, nhận diện hình ảnh, dự báo nhu cầu và tự động hóa một số nhiệm vụ.
Tuy nhiên, AI chỉ là một công cụ trong hệ sinh thái chuyển đổi số. Doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng AI cho mọi hoạt động.
Dữ liệu lớn (Big Data)
Big Data đề cập đến những tập dữ liệu có quy mô lớn, đa dạng và được tạo ra với tốc độ cao.
Việc thu thập và phân tích dữ liệu lớn có thể giúp doanh nghiệp nhận diện xu hướng, hiểu hành vi khách hàng và hỗ trợ quá trình ra quyết định.
Internet vạn vật (IoT)
Internet of Things (IoT) cho phép các thiết bị được kết nối và trao đổi dữ liệu thông qua mạng.
Trong sản xuất, IoT có thể được sử dụng để thu thập dữ liệu từ máy móc, theo dõi tình trạng thiết bị hoặc hỗ trợ phát hiện bất thường. Trong đời sống, những thiết bị thông minh kết nối Internet cũng là một ví dụ quen thuộc của IoT.
Quy trình tự động hóa
Tự động hóa giúp máy móc hoặc phần mềm thực hiện những công việc lặp đi lặp lại theo các quy tắc được thiết lập trước.
Ví dụ, hệ thống có thể tự động gửi email xác nhận đơn hàng, cập nhật trạng thái giao dịch hoặc tổng hợp báo cáo định kỳ.
Điều này giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế một số lỗi phát sinh trong quá trình xử lý.
VÍ DỤ về chuyển đổi số trong thực tế
Để hiểu rõ hơn chuyển đổi số là gì, những ví dụ gần gũi sẽ dễ hình dung hơn các khái niệm lý thuyết.
Ví dụ trong bán lẻ
Một cửa hàng nhỏ ban đầu quản lý hàng hóa bằng sổ tay. Sau đó, cửa hàng sử dụng phần mềm để quản lý sản phẩm và đơn hàng. Tiếp theo, dữ liệu bán hàng được kết nối với quản lý kho, chăm sóc khách hàng và báo cáo doanh thu.
Khi chủ cửa hàng có thể dựa vào dữ liệu để biết sản phẩm nào bán chạy, khách hàng thường mua gì, thời điểm nào nhu cầu tăng cao và lượng hàng cần nhập, công nghệ đã bắt đầu tạo ra những thay đổi đáng kể trong cách vận hành.
Ví dụ trong ngân hàng
Hoạt động ngân hàng trước đây phụ thuộc nhiều vào giao dịch trực tiếp tại quầy.
Ngày nay, khách hàng có thể thực hiện nhiều giao dịch thông qua ứng dụng ngân hàng số như chuyển tiền, thanh toán hóa đơn, kiểm tra tài khoản hoặc đăng ký một số dịch vụ.
Quá trình này không chỉ đưa dịch vụ lên môi trường trực tuyến mà còn thay đổi cách ngân hàng tương tác với khách hàng và tổ chức hoạt động.
Ví dụ trong giáo dục
Trong giáo dục, chuyển đổi số có thể bắt đầu từ việc đưa tài liệu lên môi trường trực tuyến.
Ở mức độ cao hơn, trường học có thể sử dụng hệ thống quản lý học tập, lớp học trực tuyến, kho học liệu số và dữ liệu học tập để hỗ trợ giáo viên, học sinh và nhà quản lý.
Nhờ đó, việc dạy và học có thể trở nên linh hoạt hơn, đồng thời nhà trường có thêm dữ liệu để theo dõi quá trình học tập.
Ví dụ trong sản xuất
Một nhà máy có thể sử dụng cảm biến IoT để thu thập dữ liệu từ máy móc.
Dữ liệu này được đưa vào hệ thống để theo dõi tình trạng thiết bị, phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc hỗ trợ lập kế hoạch bảo trì.
Thay vì chỉ sửa máy khi xảy ra sự cố, doanh nghiệp có thể chủ động theo dõi và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Lời kết
Hiểu đúng chuyển đổi số là gì sẽ giúp doanh nghiệp có cách tiếp cận công nghệ thực tế hơn. Thay vì chạy theo số lượng phần mềm hay những xu hướng mới, doanh nghiệp cần xác định rõ vấn đề đang gặp phải và lựa chọn công nghệ phù hợp để cải thiện cách vận hành, khai thác dữ liệu và phục vụ khách hàng.
Nếu bạn muốn tiếp tục khám phá thêm những kiến thức về công nghệ, chuyển đổi số và xu hướng số, hãy ghé thăm Open Streets Detroit để cập nhật những nội dung hữu ích, dễ hiểu và có tính ứng dụng trong thực tế.
